اولویت؛ مهم‌ترین ابزار مدیریت زمان

مهم‌تر از مدیریت زمان، مدیریت انرژی است. مشکل اینجا است که آدم‌ها معمولاً در مدیریت زمان گیر می‌افتند و مدیریت انرژی را فراموش می‌کنند. مدیریت زمان می‌گوید شما چه کاری را کی و در چه مدت زمانی انجام دهید؛ ولی مدیریت انرژی می‌گوید شما باید به گونه‌ای برنامه‌ها و زمانت را مدیریت کنی که در تمام روز انرژی‌ات در سطح بالا باقی بماند و این، فقط و فقط به اولویت‌های شما باز می‌گردد.

در حقیقت آن چیزی که مهم است، فاکتور سرعت نیست؛ بلکه فاکتور اولویت است و این بدان معنا است که شما حتی اگر کندترین و تنبل‌ترین و بی‌دست و پا‌ترین آدم دنیا هم هستید و در طول شبانه روز فقط یک کار می‌توانید انجام دهید، بدانید که اولویت شما در انجام کدام کار است. پس اولویت هایتان را بشناسید و اهمیت آنها را به دیگران هم تفهیم کنید تا حد اولویت‌هایتان را رعایت کنند و وارد آن حریم نشوند و از شما توقعات خارج از انتظارتان نداشته باشند. به این شکل نه گفتن‌های شما هم کمتر می‌شود. به خاطر داشته باشید که آدم‌های پیروز دنیا همواره برای اولویت هایشان پافشاری می‌کنند و می‌جنگند. قرار نیست که ما برنامه‌های خشک و قانونمند و پر استرس برای خود بگذاریم؛ بلکه باید بسته به شرایط انعطاف داشته باشیم و این انعطاف، ارتباط مستقیم با اولویت‌های ما دارد. برای مثال حضور پیوسته ما در اینترنت و شبکه‌های مجازی امروزه اولویت نیست؛ و شاید بتوان گفت که پایین‌ترین اولویت‌ها است؛ اما بسیاری از مردم امروزه زمان زیادی را صرف آن می‌کنند.

تقسیم ‌بندی اهمیت
کارها از نظر اهمیت و فوریت به ۴ دسته کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیرمهم و فوری و کارهای غیر مهم و غیر فوری تقسیم می‌شوند.
کسانی که هوش اجتماعی پایینی دارند، معمولاً کارهای فوری را در اولویت قرار می‌دهند؛ برای مثال تلفن زنگ می‌زند، در حال رفتن هستند ولی می‌نشینند و پاسخ می‌دهند. باران می‌بارد، رخت‌ها را از روی بند فوری جمع می‌کنند و… اما هوشمند‌ها از کارهای مهم غیر فوری روزشان را شروع می‌کنند و می‌دانند که نباید کارهای مهم را به سبب فوری نبودنش به تأخیر انداخت؛ چرا که وقتی کارهای مهم را عقب می‌اندازیم، ناچار می‌شویم آنها را اورژانسی و در فوریت انجام دهیم و درنتیجه کیفیت کار پایین می‌آید و افت می‌کند. تفاوت آدم‌های باکیفیت و بی‌کیفیت هم در همین انتخاب‌ها است. شما وقتی به سلامتی خود که بسیار مهم است، اهمیت ندهید، مریض می‌شوید و ناچار می‌شوید به دکتر بروید و بخوابید در خانه. در نتیجه از کار و زندگی خود می‌افتید و راندمان کارتان پایین می‌آید.

جدی گرفتن مهم‌های غیر فوری
در حقیقت بخش مهجور و از دست رفته مدیریت زمان، کارهای مهمِ غیر فوری است که معمولاً شامل کارهایی می‌شود که شخصیت ما را ارتقا می‌دهد؛ مهارت ما را می‌افزاید و از ما انسان‌های توانایی می‌سازد. کارهایی که سلامت ما را بیمه کند. ما در این عصر ناچاریم که با اینترنت کار کنیم؛ ناچاریم که زبان بدانیم؛ ناچاریم که کتاب بخوانیم؛ روزنامه بخوانیم و علوم روزگار را در حد نیاز بدانیم؛ و رفتار سازمانی را بشناسیم و مهارت ارتباطی و راندمان بیاموزیم و خود را ارتقا دهیم. من در جایگاه یک معلم باید کتاب‌های روز دنیا را که جوان‌ها می‌خوانند، بخوانم؛ فیلم‌ها و انیمیشن‌های روز دنیا را بشناسم. اگر بگویم وقت ندارم، تبدیل به فسیل می‌شوم.

مهارت نه گفتن در مدیریت زمان
توجه داشته باشید که «نه گفتن» در مبحث مدیریت زمان گاهی بسیار ضروری است؛ اما اینکه چه وقت باید نه بگوییم، از خود نه گفتن مهم‌تر است. اگر شما امروز کاری دارید که اولویت اول را برای شما دارد و انجام آن برای شما خیلی فوری و مهم است، حتماً باید به همه کس و برای همه کار نه بگویید. به دوست؛ به خانواده، به تفریح، به سینما و به کتاب باید نه بگویید؛ ولی اگر اولویت انجام کاری، پایین باشد، ضرورتی ندارد که دوست یا خانواده را برنجانیم یا خود را از تفریح و گردش محروم کنیم. پس لازم است که اولویت‌هایمان را به درستی شناسایی کنیم و این اولویت‌ها برای آدم‌های مختلف متفاوت است. من بارها پیش آمده که یک جلسه مهم را برای یک تفریح لغو کردم چون این تفریح غذای روح من است و گاهی منجر به این می‌شود که به روز بشوم پس اولویت مهم‌تری است از جلسه با فلان شخص.

مدیریت زمان یعنی دستاورد
مدیریت زمان، به هیچ وجه به معنای ذخیره کردن زمان نیست و اگر فقط سبب شود که ما کارهای بیشتری در زمان کمتری انجام دهیم، بی‌ارزش است. مدیریت زمان باید کیفیت و کمیت و داشته‌ها و دستاوردهای ما را تغییر دهد؛ در غیر این صورت مدیریتی صورت نگرفته است.

عوامل منفی مؤثر در مدیریت زمان
ضعف‌ها و اختلالات درونی ما، عواملی منفی هستند که مدیریت زمان را مختل می‌کنند. سرعت کم، وسواس، کمال گرایی، استرس و… در شمار این عوامل هستند؛ از این‌رو باید برای خود و برای سلامتی روحمان درست مانند جسم‌مان وقت بگذاریم؛ ولی نمی‌گذاریم. جالب اینجاست که ما وقتی سرما می‌خوریم، خیلی زود به دکتر می‌رویم و بیماری خود را درمان می‌کنیم؛ ولی وقتی که روحمان جراحت دارد، به درمان آن نمی‌پردازیم. یکی از علت‌هایی که آدم‌ها نمی‌توانند زمان را مدیریت کنند، همین عوامل منفی است. برای مثال اگر شما سرعت پایینی دارید که در برنامه هایتان خلل وارد می‌کند، باید ابتدا این مشکل را حل کنید که کار خیلی سختی هم نیست؛ باید سعی کنید سرعت مغزتان را افزایش دهید تا سرعت تفکر، تصمیم‌گیری و پردازش مغزتان بالا برود؛ دوره‌های تندخوانی، کار کردن با دست مخالف و برخی بازی‌ها در سرعت مغز تأثیر‌گذار است چون بدن ما، تحت اختیار مغز ما است. آدم‌های پر استرس و وسواسی و کمال‌گرا هم باید به سرعت مشکل خود را حل کنند؛ چون این موضوعات به راستی آسیب‌رسان هستند و روند مدیریت زمان را، هم برای خود فرد، هم در یک مجموعه کند می‌کنند. برای مثال من کارمندی داشتم که یک کار را ده بار بررسی می‌کرد و باز هم نگران بود یا مدیرانی را می‌شناسم که می‌خواهند تا پایین‌ترین سطوح کار را خود نظارت کنند و حاضر نیستند که مسئولیت را به دیگری بسپارند. این‌ها همگی عوامل بازدارنده و کند‌کننده هستند که باید به سرعت مرتفع شوند.

سمیرا ذاکرانی؛ دکترای مدیریت و مدرس دانشگاه
منبع: مجله ایران جوان